همانطور که میدانیم در دنیای امروز دیگر نمیتوانیم سازمان ها و شرکت ها را بدون مجهز بودن به ماشین های اداری تصور کنیم. برای مثال شما برای کاری نیاز دارید که از مدارک شناسایی خود یک کپی تهیه نمایید که در این جا دستگاه کپی مورد نیاز خواهد بود ، و شاید نیاز باشد پرونده ای الکترونیکی را  مثلا pdf را چاپ کنید که در این جا دستگاه پرینتر مورد نیاز خواهد بود و یا اینکه بخواهید پرونده ای را مانند نوشته های یک برگه را به فایل الکترونیکی یا همان pdf تبدیل کنید که در این جا هم دستگاهی به نام اسکنر مورد نیاز خواهد بود. این دستگاهها را ماشین های اداری مینامیم و استفاده از آنها را در شرکت ها اتوماسیون میگوییم. اتوماسیون اداری دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم دارند.

انواع دستگاه کپی

مزایای مستقیم

  • صرفه جویی در وقت یا نیروی کار
  • کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛
  • فعالیتهای وقتگیر و فعالیتهایی که بهره ای را شامل نمیشوند را کاهش میدهد.
  • سازماندهی منظم پرسنل

مزایای غیر مستقیم

  • این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند.
  • استقلال سازمان ها و وابستگی کمتر به ادارات دیگر
  • نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات
  • رضایت بخشی بیشتر پرسنل
  • رضایت بیشتر ارباب رجوع

انواع دستگاه کپی

 digital

در این نوع دستگاه کپی،‌ صفحه مورد نظر برای کپی برداری اسکن شده، سپس تصویر بازتابیده به سطح CCD (Charge coupled device) منتقل می شود. CCD با تبدیل کردن تصویر به داده های الکترونیکی پرتو لیزری بوجود می آورد که توسط آن کپی دیجیتالی از سند اصلی بدست می آید.

Duplex Module

این دستگاه در حالت استاندارد دارای یک واحد دوپلکس می باشد که میتواند کپی‌ها و چاپ‌ها را بصورت دورو انجام دهد. با اینکار در مصرف کاغذ صرفه‌جویی شده و فضای فایل‌بندی اسناد کمتر خواهد شد.

Automatic Feeder

یک کاست تغذیه کاغذ ۲۵۰‌برگی در جلوی دستگاه و یک سینی جانبی ۱۰۰‌برگی در کنار دستگاه تعبیه شده است. می‌توانید از سینی تغذیه جانبی برای کپی/چاپ در تیراژ بالا و یا کپی برداری سریعتر از کاغذهایی با سایز مختلف (A3 الی A5) استفاده کنید.

Copier/Printer/Scanner

این دستگاه میتواند کپی، چاپ و اسکن انجام دهد.

۱۲PPM

با این ماشین میتوان ز طریق کامپیوترهای دارای سیستم عامل Windows، اسناد را با سرعت ۱۲ppm(بیشترین سرعت) چاپ کرد. همچنین می‌توان از برخی عملکردهای چاپی نیز استفاده کرد.

Color Scan

این دستگاه می تواند اسناد شما را با وضوح۶۰۰dpi اسکن کرده و تصاویر را با شفافیت و وضوح بی نظیر بازسازی کند.

دستگاه کپی رنگی

تنها تفاوت در روش کپی برداری دستگاه کپی رنگی با دستگاه کپی دیجیتال مونو کروم این است که در کپی برداری رنگی ،ابتدا تصویر به چهار رنگ اصلی آبی ، قرمز، زرد و سیاه تقسیم می شود. برای هر قسمت از تصویر، رنگ مربوط به آن (یا ترکیب رنگهای اصلی) از تونر بر روی کاغذ یا فیلم قرار می گیرد.

حال پس از بررسی اجمالی به نمونه ماشین های اداری به نتیجه گیری میرسیم. کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری میتواند به مدیر سود برساند. اما به طور کلی باید بدانیم که بهتر است درهر اداره از اتوماسیون اداری در جایی که مفید واقع می شود و واقعاً به آن نیاز است استفاده بشود. کمپانی هایی که بهترین اهداف را از به کارگیری اتوماسیون اداری کسب کرده اند و بالاترین کارامدی را دارند آنهایی هستند که مشخصاً از اتوماسیون اداری درجای مربوط استفاده می کنند.

مطالب مرتبط
فهرست